نرم افزار مديريت پروژه هاي خريد و تداركات

نرم افزار مديريت پروژه هاي خريد و تداركات يا PPMS (Procurement Project Management System) يك سيستم جامع براي مديريت اطلاعات و كنترل فرآيندها در فاز بازرگاني و تداركات پروژه‌هاي بزرگ عمراني و صنعتي مي‌باشد، اين سيستم تمامي مقوله‌هايي كه به نوعي در يك پروژه در ارتباط با فاز بازرگاني و خريد تجهيزات مي‌باشد را در بر مي گيرد.

حوزه PPMS از يك طرف با تحقق مسائل رايج در هر پروژه، به وضعيت تعاملات و فرآيندهاي مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف ديگر مقوله‌هاي برون سازماني شامل تعاملات پيمانكار با كارفرما و به موازات تعاملات با سازندگان، فروشندگان و تامين كنندگان را مديريت نموده و اين فرآيند را از ابتداي سفارش گذاري كالا تا زمان حمل، ترخيص و نهايتا تحويل كالا به انبار مديريت مي‌كند و در نهايت با تلفيق اين دو مقوله امكان برنامه ريزي در حوزه اجرا و كنترل مقوله مالي (Cash Flow) را نيز فراهم مي سازد.

فاز خريد و تداركات در يك پروژه با رويكرد EPC يكي از فازهاي مهم و اصلي يك پروژه مي باشد كه به طور مستقيم بعد از فاز مهندسي با فاز ساخت و اجراي پروژه در ارتباط است. كه در ادامه به مراحل مختلف اين فاز اشاره خواهيم كرد:

تهيه پكيج خريد (Inquiry Package Preparation)

زماني كه در فاز مهندسي مدارك و مستندات خريد شامل مدارك MR و MTO توسط تيم مهندسي تهيه مي شوند، كار تيم تداركات نيز در آن پروژه آغاز مي گردد. مدارك تهيه شده توسط تيم مهندسي با ساير مدارك فني و مهندسي مرتبط نظير نقشه ها، محاسبات و برگه هاي فني پيوست درخواست خريد از طريق نرم افزار EDMS  به سيستم مديريت پروژه هاي خريد و تداركات ارسال مي گردند. در اين فاز تيم تداركات پروژه با ورود به سيستم مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات با مطالعه مستندات دريافتي و با آگاهي از فيلد فني آن درخواست، اقدام به ايجاد يك پكيج خريد و سپس تهيه مستندات و مدارك  مربوط به خريد آن مدرك مي نمايند. مستنداتي نظير اسناد مناقصه، دعوتنامه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، رويه هاي بازرسي و ساير مداركي كه براي انجام پروسه خريد با شروع از فاز شناسايي شركت هاي فروشنده و سازنده آغاز و تا زمان شناسايي شركت مورد نظر جهت خريد اقلام مورد نياز مي باشد، از جمله مداركي هستند كه در سيستم مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات ثبت و بارگذاري مي شوند.

شناسايي شركت هاي فروشنده (Bidder List)

در فاز تامين يك پروژه صنعتي، تيم تداركات پروژه پس از دريافت مدارك مهندسي و تهيه و تنظيم مدارك مربوط به خود، فاز شناسايي شركت هاي فروشنده يا سازنده محصول مورد نياز(Vendor)  را خواهند داشت.

عمدتا در تمامي صنايع ليست جامعي از شركت هاي ارائه دهنده خدمت در هر فيلد موجود است كه به آن AVL (Approved Vendors List)  اطلاق مي گردد. اين ليست فهرستي از نام و ساير مشخصات شركت هاي مختلف فروشنده، سازنده يا نمايندگي هاي آنها به تفكيك فيلد كاري كه در آن فعاليت دارند و پيش از اين طي يك پروسه مجزا صلاحيت آنها در آن فيلد مورد ارزيابي كارفرما قرار گرفته است، مي باشد كه مرجع مناسبي براي انتخاب شركت يا شركت هاي ارائه دهنده خدمت مورد نظر مي باشد. علاوه بر اين شركت ها خود مي توانند طي يك پروسه ارزيابي اقدام به شناسايي شركت هاي جديد و ارزيابي و ورود آنها به اين ليست نموده يا ليست جديدي از فروشندگان و سازندگان براي سازمان خود انتخاب و در نرم افزار مديريت پروژه هاي خريد و تداركات وارد نمايند. اين بانك اطلاعاتي شركت ها منبع ارزشمندي در نرم افزار PMIS است كه كه در ادامه عمر سازمان به صورت مداوم و با شناسايي شركت هاي جديد يا ارزيابي حاصل از اجراي پروژه ها توسط شركت هاي موجود و ثبت آن در سوابق كامل تر مي شوند.

برگزاري مناقصه و دريافت پيشنهادها (Tender / Proposals)

در يك سيستم مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات ، پس از شناسايي شركت هاي سازنده و فروشنده فاز مناقصه و انتخاب شركت مورد نظر آغاز مي گردد. اين خود پروسه هاي مفصل با تراكنش هاي مختلف است كه لزوم ثبت تمامي گام هاي آن در يك پروژه خريد و تداركات از اهميت بسيار بالايي برخوردار است.

فرآيند انتخاب شركت ها از ليست AVL اخذ تائيديه هاي لازم جهت دعوت شركت هاي منتخب براي دعوت در مناقصه، توزيع مدارك و اسناد تهيه شده مناقصه، اخذ گواهي محرمانگي و سپس ارسال اطلاعات فني و نقشه ها براي بررسي اين شركت ها و ارسال و دريافت پرسش و پاسخ تا زمان دريافت پيشنهاد فني و بازرگاني و سپس پروسه بررسي پيشنهادها چه در حوزه فني، مالي و بازرگاني همه جزء ده ها يا حتي صدها تراكنش هايي هستند كه طي فرآيند انتخاب شركت براي تامين يك درخواست خريد در تيم تداركات رخ مي دهد و براي ثبت تك تك اطلاعات مربوط به آنها فرآيندي در نرم افزار مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات آفام پيش بيني شده است.

در فاز تبادل پرسش و پاسخ جهت نهايي شدن يك پيشنهاد فني (Technical Proposal) كه به Technical Clarification موسوم مي  باشد، تبادل اطلاعات بين شركت پيشنهاد دهنده (Bidder) با كارفرما (خريدار) از كانال تيم خريد و تداركات پروژه و با تيم مهندسي انجام مي گردد. يعني در اين فاز تيم مهندسي به عنوان وجه سوم اين پروسه وارد فرآيند انتخاب مي شود. اين فرآيند تا زمان تائيديه فني يا رد پروپوزال ارائه شده Vendor توسط در تيم مهندسي با مجموعه متنوعي از تراكنش ها ادامه خواهد يافت.

انتخاب برنده (Vendor Selection)

پس از دريافت پيشنهاد هاي فني و بازرگاني، فاز انتخاب برنده فرآيند بعدي در سيستم مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات است. در اين فاز نيز تيم تداركات به تناسب ابعاد فني و مقياس مالي پروژه فرآيند انتخاب برنده را با مديريت، هيات مديره يا كميسيون معاملات ادامه مي دهد. گزارش بررسي ها و پيشنهادات (Bid Report) به همراه مستندات فني، بازرگاني، مالي و ساير سوابق و مكاتباتي كه طي مدت پروسه مناقصه رد و بدل شد در قالب يك گزارش به مرجع بالاتر ارسال شده و سپس فرآيند خريد در اين سطح و با دريافت پيشنهاد مالي و يا بازگشايي پاكات، چانه زني هاي مالي، بررسي جزئيات فني  ادامه مي يابد.

تنظيم قرارداد (Purchase Order)

در يك پروژه خريد و تداركات، پس از انتخاب برنده و اعلان آن به تيم خريد و تداركات مجددا فرآيند پروژه خريد و تداركات در واحد مربوطه و اين بار با  همكاري امور قراردادها ادامه مي يابد. در اين فاز قرار است تا قراردادي جامع منعقد گردد كه در آن تمامي ابعاد و جزئيات مطرح شده در حين فرآيند مناقصه و انتخاب لحاظ شده باشد. مشخصات فني، موضوعات حقوقي، قول و قرارهاي رد و بدل شده در حين Clarification، تعهدات بازرگاني، نحوه تحويل، تعهدات، ضمانتنامه ها، ترم هاي پرداختي، نحوه تحويل، گارانتي، خدمات پس از فروش نظير نصب، آموزش تحويل همه جزء مباحثي هستند كه در مراحل مختلف مناقصه بين خريدار و فروشنده ردو بدل شدند و هم اكنون در زمان قرارداد بايد  جزئيات آن در قرارداد منعكس گردد.

همان طور كه در بالا توضيح داده شد، فرآيند تنظيم قرارداد تا زمان نهايي شدن و امضاء و سپس ابلاغ و موثر شدن آن كه با يك نامه ابلاغ يا پرداخت مبلغ پيش پرداخت رخ مي دهد خود حجم قابل توجهي از تراكنش ها هستند در سيستم مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات هستند كه فقط در يك قرارداد رخ خواهند داد. پس از اين مرحله كار واقعي خريد و ساخت انجام مي شود. كنترل نحوه انجام كار توسط شركت سازنده/فروشنده از زمان تهيه مواد خام گرفته و پس از آن ساخت خود يك فرآيند مبتني بر فعاليت هاي گوناگون با برنامه زمانبندي مدون است كه كنترل آن علاوه بر واحد كنترل پروژه و سازمان مديريت پروژه براي واحد خريد و تداركات به عنوان متولي تامين از اهميت بسيار بالايي برخوردار است.

مراحل ساخت و بازرسي (Fabrication / Inspection)

دريافت گزارش پيشرفت و جزئيات انجام كار توسط شركت وندر در دوره هاي زماني مشخص، در حين  پروسه ساخت براي آگاهي از نحوه پيشرفت كار و كنترل پروژه و همچنين كنترل بودجه پروژه و پرداختي ها به شركت سازنده از اهميت بالايي برخوردار است. به غير از آن در حين پروسه ساخت و تامين اقلام اوليه فرآيند بسيار مهم بازرسي را خواهيم داشت. شركت سازنده موظف است در هر مرحله از اجراي پروژه علاوه بر ارائه گزارش، هماهنگي هاي لازم (Inspection Notification) براي بازرسي كارفرما و عوامل پروژه را به عمل آورد. در واقع كارفرما بايد در چندين مرحله مختلف از مراحل ساخت يا تامين مواد اوليه علاوه بر دريافت گزارش هاي دوره اي منظم، با حضور در محل نسبت به بازرسي كار جهت انطباق و اخذ تائيديه جهت ادامه فرآيند اقدام نمايد. عمدتا در پروژه ها چهار نوع بازرسي و تست توسط تيم بازرسي به شرح زير انجام مي شود.

• بازرسي مواد اوليه Raw Material Inspection
• بازرسي حين ساخت Fabrication Inspection
• بازرسي و تست نهايي Final Test Acceptance (FAT)
• بازرسي پيش از حمل Pre-shipment Inspection

گرچه در فاز مهندسي تيم مهندسي دستورالعمل هاي دقيق بازرسي هر كالا ITP (Inspection Test Plan) را به عنوان يكي از پيوست هاي فني درخواست خريد به تيم تداركات و البته شركت سازنده اعلام مي كنند، اما واقعيت اين است كه در اكثر اوقات ممكن است كارفرما به لحاظ تخصصي يا امكانات سخت افزاري يا نيروي انساني ابزار لازم براي بررسي و كنترل جزئيات كار بازرسي را نداشته باشد، در بيشتر پروژه ها عمدتا در هر فيلد كاري شركت هاي سوم (Third-party) به عنوان شركت هاي بازرسي وجود دارند فرآيند بازرسي تجهيزات گوناگون در فيلدهاي مختلف را انجام مي دهند. اين شركت ها به نمايندگي از كارفرما در هر مرحله از كار محل كارخانه سازنده حاضر شده و بر اساس دستورالعمل ITP اقدام به تست اقلام ساخته شده و ثبت نتايج و اعلان گزارش به كارفرما مي كنند.

بازرسي پيش از حمل آخرين مرحله بازرسي است كه پس از اطمينان بازرس از صحت اقلام و اخذ تائيديه مجوز ارسال به كارخانه كارفرما صادر مي شود.

همان طور كه در توضيحات بخش بازرسي تشريح گرديد اين فاز از پروژه تامين نيز يكي از گام هايي است كه تراكنش هاي قابل توجه و پر اهميتي از پروسه خريد و ساخت در آن انجام شده  مجموعه مدارك و مستنداتي كه در حين آن توليد مي گردد براي پروژه ارزشمند خواهد بود. يكي از مهم ترين داده هايي كه در فاز پيش از حمل تهيه و نهايي مي گردد، ليست اقلام يا همان Packing List است. اين ليست براي كنترل اقلام ساخته شده و باقيمانده، آگاهي انبار از اقلامي كه قرار است حمل و تحويل داده شود و از همه مهم تر اطلاع مديريت پروژه براي برنامه ريزي صحيح نصب و ساخت با توجه به  ورودي هاي انبار از اهميت بسيار بالايي برخوردار است.

به موازات فعاليت هايي كه در اين فاز از پروژه خريد انجام مي شود، بخشي تخت عنوان Documentation هم جزء فعاليت هاي اين بخش مي  باشد كه طي آن شركت سازنده با تعامل با واحد مهندسي اقدام به توليد مدارك فني مرتبط با چارچوب كاري پروژه مي كند كه اين بخش از كار مجددا بخشي از فرآيندهاي مهندسي سازمان خواهد بود كه در نرم افزار كنترل مدارك مهندسي آفام قابل مديريت و انجام است.

مرحله حمل (Shipment)

بعد از بازرسي پيش از حمل فرآيند حمل آغاز مي گردد. اين پروسه به تناسب حجم اقلام و البته نوع حمل (خارجي يا داخلي) خود شامل ابعاد مختلفي است كه ثبت هر مرحله از آن در سيستم مديريت پروژه هاي خريد و تداركات از اهميت بسيار بالايي برخوردار است. با ثبت به روز هر يك از اين تراكنش ها از جمله در اين مرحله، همه عوامل پروژه از وضعيت اقلام و اينكه در چه مرحله اي از پروسه خريد قرار دارند آگاه مي شوند. علاوه بر آن ذخيره و نگهداري اسناد و مداركي كه در اين مرحله از پروژه تهيه و توليد مي شود نيز از اهميت بالايي برخوردار است. مجوزها، اعتبارات، مدارك گمركي، مدارك حمل، سناد ترخيص، بارگيري، فاكتورهاي حمل و بارگيري،  بارنامه و ده ها مدرك ديگر از جمله مستنداتي هستند كه در اين مرحله توليد مي شوند. نكته قابل توجه در اين محله اينكه ممكن است كارفرما براي اين مرحله از كار نيز فرآيند ترخيص و بارگيري و ارسال به سايت را به شركت ثالثي واگذار نمايد كه اصطلاحات فورواردر ناميده مي شود.

تحويل اقلام به انبار سايت (Delivery)

مرحله انتهايي در سيستم مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات فاز تحويل اقلام به انبار سايت (پروژه) است. در صورت بهره مندي يك پروژه از يك سيستم مديريت اطلاعات پروژه هاي جامع و مدون و البته ثبت منظم اطلاعات در اين سيستم علاوه بر اينكه كليه عوامل پروژه امكان رصد كردن درخواست هاي خريد پروژه را دارند، در يك سيستم مديريت اطلاعات پروژه ها، در صورت وجود يك سيستم انبار يكپارچه و متصل به سيستم مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات ، از مرحله بارگيري و حمل، سيستم انبار پروژه نيز از اقلامي كه قرار است به زودي در محوطه انبار قرار گيرد آگاهي خواهد داشت.

با تحويل اقلام به انبار پروسه خريد تمام و پروسه انبار آغاز مي گردد. فرآيندهايي نظير OPI، تنظيم جداول OSD و نهايتا ثبت اسناد MRR يا MRS فرآيندهايي هستند كه در مقوله انبار در خصوص آنها توضيح داده خواهد شد.

تمام توضيحات بالا فرآيند خريد و ساخت اقلام در فاز تامين يك پروژه صنعتي را تشريح مي كرد. تعدد مراحل، تنوع اطلاعات و تراكنش ها، صرفا براي خريد يا ساخت يك قلم كالا حجم قابل توجهي از اطلاعات مي باشد.

حال تصور نماييد كه در يك پروژه قرار است صدها يا حتي هزاران قلم جنس خريداري و براي نصب يا ساخت به محل پروژه (سايت) منتقل شود. مديريت حجم بالايي از اين اطلاعات بدون وجود يك سيستم مكانيزه جامع با پشتيباني فرآيندها غير ممكن خواهد بود. وجود يك نرم افزار مديريت اطلاعات پروژه هاي خريد و تداركات جامع با قابليت اتصال به ساير ماژول هاي سيستم مديريت اطلاعات پروژه ها ، نظير ماژول هاي مهندسي (نرم افزار كنترل مدارك مهندسي)، انبار و ساخت يكي از نياز هاي اصلي پروژه ها مي باشد. ضرورت اين نياز زماني چند برابر مي شود كه بدانيم يك سازمان پروژه محور ممكن است به صورت همزمان ده ها پروژه با مقياس بزرگ داشته باشد كه در هر پروژه قرار است خريد و ساخت صدها يا هزاران قلم كالا كنترل و مديريت گردد.